Ponad 20-letnie doświadczenie w projektowaniu zaawansowanych i wysoce specjalistycznych systemów służących optymalizacji kosztów obsługi transportu przyczyniło się do zaprojektowania systemu dopasowanego do potrzeb przedsiębiorstw o różnym profilu działalności, które posiadają i wykorzystują własną bazę pojazdów.
Oprócz możliwości indywidualnego zaprojektowania niezbędnych modułów na Państwa życzenie, na podstawie dotychczasowych wdrożeń i obserwacji program dla spedycji i transportu SOFTRANS w wersji gotowej doskonale sprawdza się w obszarze wielu funkcji.
Szczegółowa ewidencja kart drogowych, samochodów i kierowców
Moduł daje możliwość bardzo dokładnej rejestracji kart oraz późniejszego ich drukowania i przeglądania według różnych kryteriów. W efekcie program dla transportu i spedycji umożliwia precyzyjne rozliczanie przebiegu, paliwa i jego zakupu, oleju, części, jazd, godzin oraz dyspozycji w dowolnym okresie czasu ogółem lub dla pojedynczych pojazdów, grup samochodów, poszczególnych kierowców lub grup kierowców. Uzupełnieniem ewidencji są tabele tras i odległości, które pozwalają dokładniej analizować czas pracy oraz sposób wykorzystania poszczególnych pojazdów. Zgromadzone informacje ułatwiają porównywanie realizowanych przejazdów i ocenę wykorzystania taboru. W przypadku przedsiębiorstw realizujących przewozy dane te mogą wspierać również planowanie tras i ograniczanie pustych przebiegów.
W programach dla firm spedycyjnych połączenie informacji z kart drogowych, danych o kierowcach i pojazdach pozwala spojrzeć na realizowane przejazdy w szerszym kontekście. Zamiast prowadzić niezależne zestawienia użytkownik otrzymuje dostęp do danych, które może przeglądać i rozliczać według kryteriów odpowiadających potrzebom przedsiębiorstwa.
Kartoteka samochodów, sprzętu, przyczep, naczep oraz pracowników
Idealny sposób na rejestrację, parametryzację i budżetowanie całości posiadanego taboru i zatrudnianych pracowników – wygodnie i przejrzyście, w jednym miejscu. W programie do obsługi spedycji i transportu możliwe jest wprowadzanie dowolnych danych takich jak: numer ewidencyjny, rejestracyjny, silnika, nadwozia, pojemność silnika, ładowność i ciężar, daty produkcji, rejestracji i wyrejestrowania, zakupu, sprzedaży, informacje dotyczące miejsca garażowania, osoby serwisującej, sprzedającej, a także wyposażenia dodatkowego pojazdów lub wiele innych dopasowanych do indywidualnych potrzeb.
Kartoteka może obejmować nie tylko samochody, ale również sprzęt, przyczepy i naczepy. Pozwala to odwzorować rzeczywistą strukturę bazy transportowej przedsiębiorstwa i gromadzić w jednym systemie informacje dotyczące różnych składników użytkowanego taboru. Pojazdy i sprzęt można następnie dzielić na grupy oraz podgrupy według kryteriów ustalonych przez użytkownika, np. rodzaju pojazdu, tonażu czy przeznaczenia. Osobne kategorie mogą więc obejmować samochody ciężarowe, pojazdy specjalistyczne, furgonetki lub dźwigi. Elastyczny sposób klasyfikacji w programie do obsługi spedycji i transportu ułatwia późniejsze wyszukiwanie informacji, kontrolę kosztów oraz analizowanie danych dotyczących wybranej części taboru, niezależnie od wielkości całej bazy.
Ewidencja paliwa i szczegółowa kontrola kosztów eksploatacji
SOFTRANS, jako oprogramowanie spedycyjne dla firm transportowych, umożliwia prowadzenie ewidencji różnych rodzajów paliw i olejów, ich zużycia oraz cen. Dane mogą być rozliczane dla pojazdów, sprzętu i pracowników w dowolnym okresie oraz według wybranych kryteriów. System automatycznie wyszukuje odpowiednią cenę paliwa w stosunku do daty poniesionego kosztu, umożliwiając dokładniejsze prowadzenie rozliczeń. Zakres analizy nie ogranicza się jednak wyłącznie do paliwa. Pozwala on rejestrować i rozliczać również przebiegi pojazdów, zużycie oleju i części, koszty serwisu oraz inne wydatki związane z bieżącą eksploatacją sprzętu. Możliwe jest także rozliczanie przepału lub oszczędności oraz przypisywanie danych do konkretnych pojazdów i kierowców. System umożliwia bardzo dokładne przeliczanie kosztów według wybranych kryteriów. Wydatki związane z paliwem, częściami zamiennymi, serwisem oraz bieżącym utrzymaniem sprzętu mogą być dokumentowane w ujęciu ilościowym i wartościowym. Dane te można zestawiać z przychodami generowanymi przez konkretne pojazdy, co pozwala ocenić ich rentowność.
Programy komputerowe dla firm spedycyjnych i transportowych zawierają zaawansowane narzędzia analityczne, które pozwalają generować precyzyjne raporty porównawcze. Dzięki temu możliwe jest wykrycie obszarów o podwyższonych kosztach i wdrożenie działań korygujących. W SOFTRANS funkcje te stanowią część rozbudowanego systemu wspierającego zarządzanie transportem i bazą pojazdów, który może być dostosowany do różnych modeli zarządzania majątkiem technicznym.
Program do obsługi transportu i spedycji w jednym środowisku
Zarządzanie transportem wymaga dostępu do informacji pochodzących z wielu obszarów działalności przedsiębiorstwa. Dane dotyczące pojazdów i sprzętu łączą się z ewidencją kierowców, kartami drogowymi, zużyciem paliwa, naprawami, przeglądami, kosztami eksploatacji czy rozliczeniami. SOFTRANS pozwala gromadzić i przetwarzać te informacje w ramach jednego rozbudowanego systemu, ograniczając konieczność prowadzenia niezależnych ewidencji dla poszczególnych obszarów. Jako program dla transportu i spedycji SOFTRANS może wspierać przedsiębiorstwo na kolejnych etapach zarządzania bazą transportową – od rejestracji pojazdu i przypisania kierowcy, przez ewidencję jego użytkowania i kosztów, aż po obsługę napraw, przeglądów oraz tworzenie raportów. Poszczególne informacje nie funkcjonują więc w oderwaniu od siebie. Mogą być ze sobą zestawiane i analizowane według kryteriów odpowiadających potrzebom danego przedsiębiorstwa.
Zakres zastosowania systemu nie ogranicza się przy tym do przedsiębiorstw zajmujących się zawodowo przewozem lub spedycją. Z SOFTRANS mogą korzystać również firmy i instytucje, które posiadają własne samochody, maszyny, przyczepy, naczepy lub inny sprzęt i potrzebują uporządkowanego sposobu zarządzania ich eksploatacją. Dotyczy to m.in. przedsiębiorstw komunalnych, energetycznych, budowlanych i remontowych oraz innych organizacji dysponujących własną bazą pojazdów.
Dowiedz się również, w jaki sposób system SOFTRANS wspiera optymalizację kosztów floty i pozwala analizować wydatki związane z eksploatacją pojazdów.
Obsługa techniczna, przeglądy, naprawy i remonty pojazdów
SOFTRANS umożliwia szczegółową ewidencję badań i obsługi technicznej, przeglądów, ubezpieczeń oraz napraw. System sygnalizuje i przypomina o nadchodzących terminach, ułatwiając planowanie działań serwisowych i ograniczając ryzyko przeoczenia czynności istotnych dla dalszej eksploatacji pojazdu. Pełna rejestracja danych może obejmować również części i elementy wyposażenia, takie jak opony czy akumulatory. W jednym środowisku można dzięki temu gromadzić historię zdarzeń technicznych dotyczących konkretnego pojazdu i kontrolować terminy kolejnych wymaganych czynności. Ułatwia to zarówno bieżące zarządzanie taborem, jak i późniejszą analizę częstotliwości napraw czy związanych z nimi kosztów.
Oprogramowanie dla firmy transportowej wspiera również obsługę zleceń warsztatowych dotyczących napraw i remontów pojazdów. Ewidencja może uwzględniać zakres wykonanych prac, czas ich realizacji oraz wykorzystane materiały. Pozwala to na ilościowe, wartościowe i godzinowe rozliczanie zleceń w różnych układach oraz powiązanie informacji dotyczących prac warsztatowych z pozostałymi danymi o eksploatacji pojazdu.
W rezultacie informacje dotyczące przeglądów, napraw, części i kosztów nie muszą funkcjonować jako oddzielne zestawienia. Mogą tworzyć uporządkowaną historię techniczną pojazdu, dostępną wraz z pozostałymi informacjami zgromadzonymi w systemie.
Ewidencja pracowników i harmonogramy pracy
SOFTRANS umożliwia gromadzenie danych dotyczących pracowników związanych z obsługą transportu, w tym informacji o niezbędnych badaniach, szkoleniach oraz czasie pracy kierowców. System może sygnalizować m.in. konieczność wykonania badań czy informacje związane z uprawnieniami urlopowymi. Program dla transportu i spedycji pozwala również monitorować ważność dokumentów i kwalifikacji, ułatwiając bieżące zarządzanie personelem. Uzupełnieniem ewidencji pracowniczej jest możliwość tworzenia i kontrolowania harmonogramów pracy kierowców oraz operatorów w wybranym ujęciu czasowym. Pozwala to zestawić informacje dotyczące dostępności personelu z organizacją pracy bazy transportowej i ograniczyć konieczność prowadzenia osobnych zestawień. Połączenie danych dotyczących pracowników, pojazdów i wykonywanych przejazdów daje szerszy obraz wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa. Informacje te mogą być później przeglądane i analizowane w ramach systemu wraz z pozostałymi danymi dotyczącymi funkcjonowania transportu.
Wbudowany system CRM
Szybka rejestracja, przeglądanie oraz druk zleceń i zamówień kontrahentów, a także listów przewozowych. Narzędzie to pozwala utrzymać porządek w dokumentacji i usprawnia codzienny kontakt z klientem. Program do transportu i spedycji wspiera kompleksową obsługę kontrahentów – od momentu przyjęcia zlecenia po jego zakończenie. Pozwala także na weryfikację historii współpracy, co ułatwia podejmowanie decyzji handlowych. Dane dotyczące kontrahentów i realizowanych zamówień mogą być gromadzone w tym samym środowisku, w którym prowadzona jest obsługa pozostałych obszarów transportu. Użytkownik może dzięki temu korzystać z informacji dotyczących wcześniejszych zleceń bez konieczności prowadzenia niezależnej ewidencji. Połączenie funkcji CRM z pozostałymi modułami SOFTRANS pozwala objąć jednym systemem zarówno zasoby wykorzystywane do realizacji transportu, jak i informacje związane z obsługą kontrahentów.
Rozliczanie usług transportowych
System oferuje bardzo szerokie możliwości tworzenia zróżnicowanych cenników w oparciu o różne kryteria wyceny. Proponowane przez nas oprogramowanie dla transportu i spedycji umożliwia kompleksowe rozliczanie wykonanych usług transportowych, w tym rejestrację i obsługę dokumentów rozliczeniowych oraz korekt. Dostępna jest również funkcja automatycznego generowania zbiorczych zestawień rozliczeniowych na podstawie kart drogowych i zdefiniowanych cenników, obejmujących m.in. kilometry (ilość, cena, wartość), godziny pracy (ilość, cena, wartość), kursy czy ceny umowne.
System SOFTRANS dysponuje rozbudowanym zestawem funkcji wspierających ewidencję, raportowanie oraz controlling pracy kierowców, operatorów, a także maszyn i urządzeń technicznych. W przypadku pytań dotyczących specyfikacji programu do transportu i spedycji lub jeśli przedstawione możliwości nie w pełni odpowiadają Państwa potrzebom, zapraszamy do kontaktu – z przyjemnością rozbudujemy system o dodatkowe moduły i funkcje.
