Na wszystkich właścicielach firm transportowych spoczywa obowiązek rozliczania czasu pracy kierowców. Proces ten wymaga od pracodawców dobrej znajomości prawa pracy i regulacji podatkowych, co wiąże się z koniecznością bieżącego śledzenia częstych zmian w przepisach. W rezultacie wywiązywanie się z tego zobowiązania w sposób rzetelny może stanowić duże wyzwanie. Jakie są zasady rozliczania czasu pracy kierowców? W dzisiejszym wpisie przyjrzymy się aktualnym przepisom i wyjaśnimy, jak prowadzić taką ewidencję zgodnie z literą prawa. Zapraszamy!
W artykule znajdziesz:
- Rozliczanie czasu pracy kierowców - co na to prawo?
- Co wchodzi w zakres pracy kierowcy?
- Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy? Jakie są konsekwencje popełnionych błędów?
- Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowcy podstawą firmy transportowej
Rozliczanie czasu pracy kierowców - co na to prawo?
Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy kierowców przez pracodawców ma swoją podstawę prawną w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. Przepisy obejmują zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, jak i przedsiębiorców realizujących czynności z tytułu kierowcy. Maksymalny tygodniowy czas pracy nie może przekraczać 60 h tygodniowo. Równocześnie ilość przepracowanych godzin nie musi być zawsze taka sama, a zastosowanie mają tutaj zasady obowiązujące w danym okresie rozliczeniowym.
Co wchodzi w zakres pracy kierowcy?
Przygotowując harmonogram czasu pracy kierowcy, zawsze należy wziąć pod uwagę zakres jego obowiązków. Został on określony w art. 6 ustawy o czasie pracy kierowców. Przedstawiony w nim zakres pracy obejmuje nie tylko samą jazdę, ale także zróżnicowane czynności administracyjne i działania podejmowane na rzecz utrzymania pojazdu w czystości i dobrym stanie technicznym. Do obowiązków zatrudnionego należą m.in. załadunek i rozładunek towarów oraz sprawowanie kontroli nad prawidłowym przebiegiem tych czynności. Kierowcy są również zobligowani do nadzorowania i udzielania pomocy pasażerom podczas wsiadania i wysiadania z samochodu. Muszą także podejmować rozmaite czynności w ramach spedycji i zapewnienia bieżącej obsługi pojazdów i naczep. W rezultacie są zobowiązani do wykonywania wszystkich prac, które umożliwiają rzetelną realizację zadań i zagwarantowanie bezpieczeństwa osobom, pojazdom i ładunkom.
Co jeszcze zalicza się do obowiązków kierowcy? Należy do nich również oczekiwanie na załadunek i rozładunek towarów. Podobnie jak inne okresy gotowości do realizacji obowiązków służbowych wlicza się go do czasu pracy, o czym warto pamiętać podczas prowadzenia ewidencji godzin. Nie można także zapomnieć o 15-minutowej przerwie. Jest ona obowiązkowa wtedy, gdy dobowy wymiar pracy pozostaje większy niż 6 h.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy? Jakie są konsekwencje popełnionych błędów?
Rozliczanie czasu pracy kierowców z zachowaniem rzetelności i zgodności z obowiązującymi przepisami wymaga od pracodawców przeprowadzenia szczegółowej analizy. Powinna ona zawierać istotne informacje obejmujące m.in. godziny wykonywania obowiązków, nadgodziny, przerwy, dyżury i inne czynności w ramach realizacji zadań, za które jest wypłacane stosowne wynagrodzenie. Co musi znaleźć się w harmonogramie czasu pracy kierowcy? Prezentujemy najważniejsze aspekty.
- łączna liczba godzin przepracowanych przez kierowcę wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia wykonywania obowiązków służbowych.
- godziny nocne - od 21.00 do 7.00.
- nadgodziny, czyli czas pracy przekraczający standardowe 40 h tygodniowo. Liczba godzin nadliczbowych nie może być większa od wartości dla przyjętego okresu rozliczeniowego.
- dni wolne od pracy wraz z podstawą ich udzielenia.
- dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia dyżuru. W rozliczeniu należy także odnotować miejsce, w którym był on pełniony.
- zwolnienia z pracy - rodzaj oraz okres obowiązywania.
- wszystkie nieobecności w pracy, zarówno usprawiedliwione, jak i nieusprawiedliwione. W ewidencji należy szczegółowo określić rodzaj oraz wymiar godzin.
Ewidencjonowanie czasu pracy kierowców wymaga od przewoźników monitorowania zmieniających się przepisów kodeksu pracy oraz regulacji w dziedzinach transportu drogowego i podatków. Jedną z ostatnich zmian jest m.in. nowelizacja związana z wejściem w życie pakietu mobilności z maja 2022 roku. Uaktualniono w nim zasady rozliczania pracy kierowcy podczas delegacji w ramach transportu międzynarodowego. Nowe przepisy nie uznają za podróż służbową przemieszczania ładunków pomiędzy krajami, znosząc wypłatę diet za poniesione koszty. Obecnie ewidencja czasu w delegacji ma zastosowanie tylko w przypadku transportu krajowego.
Skomplikowane i zmieniane nawet co 6 miesięcy przepisy sprawiają, że rozliczanie czasu pracy kierowców może sprawić wiele kłopotów przedsiębiorcom. Do najczęściej popełnianych błędów należą m.in. pomijanie godzin nocnych, niepoprawne naliczanie nadgodzin oraz zbyt późne wypełnienie odpowiedniej dokumentacji. Nieprawidłowe wywiązywanie się z obowiązków wiąże się z ryzykiem wysokiej grzywny. Niespodziewana kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może skutkować nałożeniem kary w wysokości nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowcy podstawą firmy transportowej
Rzetelne i zgodne z literą prawa rozliczanie czasu pracy kierowcy jest nieodłącznym elementem sprawnie zarządzanej firmy transportowej. Zadanie to wymaga od właściciela dobrej znajomości przepisów, uwzględniając przy tym wszelkie nowelizacje i zmiany w regulacjach. Wywiązywanie się z tego obowiązku w sposób dokładny nie tylko pozwala uniknąć dotkliwych kar finansowych, ale także gwarantuje bezpieczeństwo wszystkim uczestnikom ruchu drogowego. Dlatego nowoczesne firmy korzystają z inteligentnego systemu transportu. To innowacyjne rozwiązanie szybko przekładające się na wzrost wydajności pracy i zapobiegające wystąpieniu błędów, które mogłyby nas słono kosztować.
